Politique de lanceur d'alerte
CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Le législateur belge a adopté, le 28 novembre 2022, une loi afin de protéger les lanceurs d’alerte révélant une infraction ou une fraude dans le but de la faire cesser. La loi a été publiée au Moniteur belge le 15 décembre 2022 et est entrée en vigueur le 16 février 2023. Cette loi impose aux entités juridiques concernées d’implémenter, en interne, une procédure, permettant aux lanceurs d’alerte de dénoncer les infractions qu’ils constateraient ou dont ils auraient connaissance et leur permettant ainsi de bénéficier de la protection prévue par la loi.
L’objectif de cette politique consiste, au niveau de l’entreprise :
- À énumérer les possibilités procédurales permettant de signaler l’existence d’une infraction existante ou potentielle au sein de l’entreprise ;
- À informer les personnes auxquelles s’applique la présente politique de la protection dont bénéficie un informateur.
De cette manière, l’entreprise souhaite offrir une transparence sur la manière dont certaines situations problématiques peuvent être abordées au sein de l’organisation, afin qu’elles puissent être examinées plus en détail et que des mesures appropriées puissent éventuellement être prises.
La présente politique a été introduite dans l’entreprise dans le respect des règles existantes au sein de l’organisation en matière de concertation sociale.
CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE
Champ d’application personnel
La présente politique s’applique aux « lanceurs d’alerte ».
On peut notamment considérer comme « lanceur d’alerte » au sens de la présente politique :
- les travailleurs de l’entreprise;
- les indépendants, entrepreneurs et sous-traitants et leur personnel ou préposés avec lesquels l’entreprise collabore;
- les personnes qui font partie de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de l’entreprise (y compris les membres qui ne sont pas impliqués dans la gestion journalière);
- les fournisseurs avec lesquels l’entreprise collabore et leur personnel;
- les stagiaires ou bénévoles;
- les candidats éventuels;
- les travailleurs qui ont quitté le service.
En outre, la présente politique s’applique aux facilitateurs (= personnes qui assistent le lanceur d’alerte de manière confidentielle), aux tiers qui sont liés au lanceur d’alerte et qui peuvent également être victimes de représailles (p. ex. membres de la famille, collègues…) ainsi qu’aux entités juridiques appartenant au lanceur d’alerte, pour lesquelles le lanceur d’alerte travaille ou avec lesquelles le lanceur d’alerte est lié dans un contexte professionnel.
Champs d’application matériel
Les infractions suivantes constatées par les lanceurs d’alerte peuvent être signalées par leurs soins.
Attention que la notion d’infraction ou fraude s’entend au sens large et vise tant les actions que les omissions, les violations potentielles, effective ou en cours et les violations avérées.
Toutes les infractions au droit national ou européen qui se rapportent à
- des marchés publics ;
- des services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
- la sécurité et la conformité des produits ;
- la sécurité du transport ;
- la protection de l’environnement ;
- la protection contre les radiations et la sécurité nucléaire ;
- la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux
- la santé publique ;
- la protection du consommateur ;
- la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
- la lutte contre la fraude fiscale ;
- la lutte contre la fraude sociale ;
- aux droits de la concurrence européen ;
- aux aides d’état tel que régi par le droit européen.
PROCÉDURES D’ENREGISTREMENT DES SIGNALEMENTS
Généralités
Les lanceurs d’alerte qui souhaitent signaler une infraction potentielle comme décrit ci-dessus peut le faire :
- le canal interne
- ou via le canal externe
Les lanceurs d’alerte sont toutefois encouragés à suivre d’abord la procédure de signalement interne décrite dans la présente politique, afin de pouvoir potentiellement apporter une solution interne au problème signalé avant de procéder éventuellement à un signalement externe.
Il existe aussi la divulgation publique. Toutefois, le lanceur d’alerte ne pourra s’en prévaloir que si :
- Aucune suite n’a été donnée à un signalement interne dans les trois mois ou à un signalement externe dans les six mois
- Ou que cela représente un danger imminent et manifeste pour l’intérêt public ou qu’il existe un risque de représailles et peu de chance qu’il soit véritablement remédié avec un signalement externe.
Canal de signalement interne
Procédure de signalement
Le lanceur d’alerte peut signaler oralement et/ou par écrit, au sein de l’entreprise, une infraction telle que susmentionnée.
Signalement oral
Le signalement oral peut se faire par téléphone ou physiquement après avoir pris contact avec le comité des récepteurs d’alertes à l’adresse mail spécifique: signalement@elcab.be. La rencontre physique, si souhaitée, aura lieu dans un local où la confidentialité est garantie.
Signalement écrit
Le signalement écrit est possible via ce formulaire.
Quelle que soit la méthode choisie par le lanceur d’alerte pour signaler l’infraction par voie interne (orale ou écrite), l’anonymat de l’identité de l’auteur du signalement et des éventuels tiers mentionnés dans le signalement est garantie sur simple demande.
Les données seront traitées dans la confidentialité, l’impartialité et dans le respect des données personnelles. Seul le récepteur de l’alerte et le gestionnaire de l’alerte y a accès. La sécurité des données doit être respectées dans toutes les étapes du traitement de l’alerte.
Dans ce cadre, la personne/le service compétent(e) garantit toujours un suivi neutre et indépendant du signalement et l’absence d’éventuels conflits d’intérêts.
La personne/le service compétent(e) se comportera toujours de manière professionnelle et intègre, le signalement étant toujours traité avec la discrétion nécessaire et un suivi et un traitement minutieux du signalement reçu étant assurés.
Suivi du signalement
Vous recevrez une confirmation du récepteur d’alerte dans les 7 jours après le signalement via le canal de signalement interne.
Dans un délai raisonnable, et en tout cas, au plus tard dans les trois mois suivant l’accusé de réception du signalement, un retour d’information sera fourni au lanceur d’alerte par le(s) récepteur(s) d’alertes concernant les mesures prévues ou prises à l’occasion du signalement ainsi que les raisons de ce suivi.
Cela peut notamment déboucher sur :
- L’entame d’actions afin de remédier aux violations constatées ;
- Le renvoi à d’autres canaux ou procédures en cas de signalements affectant exclusivement les droits individuels de l’auteur du signalement ;
- La clôture de la procédure en raison de preuves insuffisantes ou d’autres motifs.
Attention que le signalement fautif (divulgation volontaire de fausses informations dont le seul but est de nuire à l’entreprise, à une personne ou un groupe de personnes) n’est pas autorisé et peut entraîner des poursuites pénales pouvant entrainer des sanctions et le paiement de dommages et intérêts.
Canal de signalement externe
Procédure de signalement
Le lanceur d’alerte peut directement user des canaux externes existants, tels que définis par les Arrêtés royaux afin de dénoncer une infraction interne à son entreprise. La possibilité existe également de passer par ce canal à la suite d’une dénonciation interne.
Nous préconisons toutefois l’utilisation préalable du canal interne.
Le signalement externe peut se faire tant oralement que par écrit
Pour ce faire, le lanceur d’alerte doit s’adresser :
- Soit aux autorités déclarées compétentes par Arrêté royal (eu égard à l’infraction dénoncée)
- Le Service public fédéral Economie, PME, Classes Moyennes et Energie ; le Service public fédéral Finances ;
- Le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement;
- Le Service public fédéral Mobilité et Transports ;
- Le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;
- Le Service public de programmation Intégration Sociale, Lutte contre la Pauvreté, Economie Sociale et Politique des Grandes Villes ;
- L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire ;
- L’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
- L’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;
- L’Autorité belge de la Concurrence ;
- L’Autorité de protection des données ;
- L’Autorité des services et marchés financiers ;
- La Banque nationale de Belgique ;
- Le Collège de supervision des réviseurs d’entreprises ;
- Les autorités visées à l’article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ;
- Le Comité national de sécurité pour la fourniture et la distribution d’eau potable ;
- L’Institut belge des services postaux et des télécommunications ;
- L’Institut National d’Assurance Maladie- Invalidité ;
- L’Institut National d’Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants ; l’Office National de l’Emploi ;
- L’Office National de Sécurité Sociale ;
- Le Service d’Information et de Recherche Sociale ;
- Le Service autonome de Coordination Anti-Fraude (CAF) ;
- Le Contrôle de la Navigation.
La procédure attachée à chacune de ces autorités pour la réception et le traitement des alertes est décrite sur le site web de l’autorité compétente. Cela reprend a minima :
- Les conditions de la protection ;
- Ses coordonnées ;
- La procédure concrète ;
- Les règles de confidentialité ;
- Les mesures de suivi ;
- Les possibilités de recours et (es procédures de protection contre les représailles.
- Soit aux Médiateurs fédéraux, qui joueront le rôle de coordinateur fédéral pour les signalements externes. Les informations concernant leur rôle sont à retrouver sur leur site : www.mediateurfederal.be / www.federaalombudsman.be
Ils sont notamment chargés
- De recevoir les signalements externes de violation ;
- D’examiner leur recevabilité et l’existence d’une présomption raisonnable que la violation signalée a eu lieu ;
- Et, dans ce cas, de transmettre le signalement à l’autorité compétente pour qu’elle lance une enquête.
Lorsqu’aucune autorité compétente n’a été désignée pour traiter la dénonciation révélée, les médiateurs fédéraux seront également chargés de gérer l’alerte.
Suivi du signalement
Vous recevrez une confirmation du signalement, en tant que lanceur d’alerte, dans les 7 jours après réception de celui-ci, sauf demande contraire expresse de votre part ou sauf si les Médiateurs fédéraux/l’autorité compétente estime(nt), pour des motifs raisonnables, que l’envoi d’une telle confirmation compromettrait l’identité de l’auteur du signalement.
Dans un délai raisonnable, et en tout cas au plus tard dans les trois mois suivant l’accusé de réception du signalement, un feed-back sera fourni à l’auteur du signalement. Il peut être dérogé à ce délai de trois mois dans des cas légitimes. Dans ce cas, un feed-back doit être donné à l’auteur du signalement au plus tard dans les six mois.
Enfin, l’autorité compétente doit informer l’auteur du signalement du résultat final des enquêtes menées à la suite de son signalement. De même, les autorités compétentes peuvent estimer que l’infraction signalée est manifestement de faible importance et qu’aucun suivi ultérieur n’est donc requis. Cette décision doit toutefois être motivée par l’autorité compétente.
OBLIGATION DE SECRET
L’identité du lanceur d’alerte qui effectue un signalement via le canal de signalement interne conformément à la présente politique ne sera pas communiquée directement ou indirectement sans son autorisation expresse, sauf aux personnes habilitées à traiter et à suivre un signalement conformément à la présente politique.
Cela s’applique également pour toute autre information à partir de laquelle l’identité de l’informateur peut être directement ou indirectement déduite.
Une exception s’applique toutefois s’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée en vertu du droit national ou du droit européen dans le cadre d’une enquête judiciaire, notamment en vue de garantir les droits de défense de la personne concernée.
TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RGPD
Tout traitement de données à caractère personnel par l’employeur/des tiers à la suite d’un signalement sera effectué conformément au Règlement (UE) 2016/b79 applicable et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou sont immédiatement effacées en cas de collecte involontaire.
Pour le reste, nous renvoyons à la politique interne de l’entreprise relative au traitement des données à caractère personnel (Privacy policy).
REGISTRE DES SIGNALEMENTS
L’employeur tiendra un registre des signalements dans lequel chaque signalement reçu sera enregistré.
Dans ce cadre, la confidentialité sera toujours garantie et les signalements ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire.
Enregistrement des signalements oraux et signalements à l’occasion de rencontres
Lorsqu’une ligne téléphonique enregistrée ou un autre système de messagerie vocale enregistré est utilisé pour le signalement, avec le consentement de l’auteur du signalement, le signalement verbal peut être enregistré d’une des façons suivantes :
- en effectuant un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable ; ou
- par une transcription complète et précise de la conversation, établie par le membre du personnel chargé de traiter le signalement.
L’auteur du signalement aura la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de l’appel par l’apposition de sa signature.
Lorsqu’une ligne téléphonique non enregistrée ou un autre système de messagerie vocale non enregistré est utilisé pour le signalement, le membre du personnel compétent (à savoir le responsable du traitement du signalement) peut consigner le signalement oral sous la forme d’un procès-verbal précis de la conversation. L’auteur du signalement doit avoir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal de la conversation par l’apposition de sa signature.
Lorsqu’une personne demande à organiser une rencontre, des comptes rendus complets et précis de la rencontre sont conservés sous une forme durable et récupérable, avec le consentement de l’auteur du signalement.
L’entretien peut alors être enregistré de l’une des manières suivantes :
- en effectuant un enregistrement de ta conversation sous une forme durable et récupérable ; ou
- par un procès-verbal précis de la rencontre établi par les membres du personnel chargés du traitement du signalement.
L’informateur doit avoir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de l’appel par l’apposition de sa signature.
MESURES DE PROTECTION ET DE SOUTIEN DU LANCEUR D’ALERTE
Protection contre les représailles
Les lanceurs d’alerte qui signalent une infraction éventuelle conformément aux dispositions de la présente politique ne peuvent pas être victimes de mesures/représailles en lien avec la dénonciation telles que :
- Suspension, mise à pied temporaire, licenciement ou mesures similaires ;
- Dégradation ou refus de promotion ;
- Transfert de tâches, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ;
- Suspensions de formation ;
- Évaluation de performance négative ou référence de travail négative ;
- Imposition ou application d’une mesure disciplinaire, d’une réprimande ou de toute autre sanction, telle qu’une sanction financière ;
- Contrainte, intimidation, harcèlement ou exclusion ;
- Discrimination, traitement défavorable ou inégal ;
- Non-conversion d’un contrat de travail temporaire en contrat de travail à durée indéterminée, si le travailleur s’attendait raisonnablement à ce qu’un contrat de travail à durée indéterminée lui soit proposé ;
- Non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire ;
- Dommages, y compris l’atteinte à la réputation, notamment sur les réseaux sociaux, ou le préjudice financier, y compris la perte de chiffre d’affaires et de revenus ;
- Inscription sur une liste noire sur ta base d’un accord informel ou formel pour l’ensemble d’un secteur ou d’une branche d’activité, empêchant la personne de trouver un emploi dans le secteur ou la branche d’activité ;
- Résiliation anticipée ou résiliation d’un contrat de fourniture de biens ou de services ;
- Divulgation de données psychiatriques ou médicales.
Mesures de soutien
Le lanceur d’alerte a accès à des mesures de soutien :
- des informations et conseils complets et indépendants, facilement et gratuitement accessibles, sur
- Les recours et procédures disponibles qui offrent une protection contre les représailles ;
- Les droits de la personne concernée, y compris ses droits en matière de protection des données à caractère personnel ;
- des conseils techniques à l’égard de toute autorité impliquée dans la protection de l’auteur ;
- l’assistance en justice et le conseil juridique ;
- les mesures de soutien, y compris le soutien technique, psychologique, médiatique et social ;
- une assistance financière, pour les auteurs de signalement dans le cadre de procédures judiciaires.
Toute personne protégée (lanceur d’alerte, facilitateur, tiers ou entités juridiques liés à l’auteur du signalement) qui estime être victime ou menacée de représailles peut introduire une plainte motivée auprès du Coordinateur fédéral, qui lancera une procédure de protection extrajudiciaire. Cette possibilité vaut sans préjudice du droit de la personne protégée de s’adresser directement au Tribunal du travail.
Conditions pour bénéficier des mesures de protection
Toutefois les lanceurs d’alerte ne bénéficient de la protection contre d’éventuelles représailles qu’à condition :
- que les informations communiquées aient été obtenues dans un contexte professionnel ; et
- qu’ils aient eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement ;
- que les informations communiquées entrent dans le champ d’application de la présente politique ;
- qu’ils aient effectué un signalement interne ou externe ou aient fait une divulgation publique par les moyens mentionnés dans la présente politique.
Les lanceurs d’alerte anonymes bénéficient également d’une protection aux conditions susmentionnées lorsqu’ils sont identifiés ultérieurement et qu’ils sont victimes de représailles.
DISPOSITIONS D’EXÉCUTION – SANCTIONS POSSIBLES
Les lanceurs d’alerte qui souhaitent signaler une prétendue violation des éléments énumérés dans la présente politique doivent le faire en utilisant les canaux indiqués dans la présente politique et selon les principes et procédures y exposés.
Dans ce cas, les lanceurs d’alerte bénéficieront de la protection contre toute forme de représailles, telle que définie ci-dessus, tant de la part de l’employeur que des membres de son personnel. Dans ce dernier cas, l’employeur prendra des mesures actives contre le membre du personnel concerné.
Dans les limites de la loi du 28/11/2022, les personnes physiques ou morales qui empêchent ou tentent d’entraver un signalement ou qui prennent des mesures de représailles, qui intenteraient des procédures judiciaires ou extrajudiciaires inutiles ou qui violeraient le devoir de discrétion peuvent être sanctionnées conformément au Code pénal social. Toutefois, cela ne s’applique pas lorsque les autorités compétentes imposent des sanctions ou des mesures administratives en vertu de dispositions législatives, réglementaires ou administratives spécifiques pour infractions au chapitre 3 et à l’article 22 de la loi précitée.
MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
L’employeur se réserve le droit de modifier la politique à tout moment. La version la plus récente de la présente politique est toujours disponible sur le site internet de l’entreprise.